El efectivo:
Es todo el dinero que tenemos disponible para gastarlo en cualquier
momento, tal como, monedas, billetes, cheques, depositos a la vista y
otros. Es una cuenta real del balance general, que va ubicado dentro del
activo circulante disponible y tiene saldo deudor, con el efectivo se
suele crear diferentes tipos de fondos, pero qui solo hablaremos del
fondo de caja chica.
Importancia del Efectivo: El efectivo es un activo de gran
importancia pra la empresa, porque con el se puede cancelar todas las
facturas por compras o gastos que se realicen.
Caja: La cuenta caja es aquella que se encarga de
registrar todo el efectivo que ingres a la empresa, bien sea en monedas,
billetes o cheques, dándose un cargo, y es abonada para registrar la
salida de esos ingresos cuando son depositados en el banco o cuando se
cancela una factura. Es una centa real del balance general que va
ubicada dentro del activo circulante disponible y tiene saldo deudor.
Caja Chica: Es una cuenta que crea la empresa a
traves de un cheque emitido a nombre de la persona responsable de
manejar ese dinero ene fectivo, cuyo objeto es cancelar pagos menores,
estableciendo previamente su monto, es decir que dependiendo del tamaño
de la empresa y del número de operaciones que este realice, se establece
el monto con el cual se crea la caja chica y el limite en base al cual
se va a realizar los pagos. esta cuenta tiene sldo deudor y va ubicada
en el Balance General dentro del Activo circulante. El monto de caja
chica sló sufrirá una variación cuando éste sea aumentado o disminuído o
se decida eliminarlo.
Uso de los fondos de Caja Chica.
1.- Para el uso de los fondos de caja chica, se debe sustentar con el formato voucher de egreso adjuntado los comprobantes
Se indicara claramente el código de PCGR que corresponda al
departamento a que debe cargarse dicha erogación. Este voucher lo
firmara el jefe del departamento solicitante
2 Si el adelanto de caja chica tiene valor igual o superior al fijado
por la empresa, debe tener el visto bueno de la sección de control de
presupuesto, para efectos de contenido presupuestario.
3 El destino de los fondos para los que pide “un adelantado de caja
chica”, nunca debe ser diferente del gasto efectuado. Asimismo, si por
algún motivo sobra dinero, este no debe emplearse en otras compras no
especificadas en el adelantado.
Consecuentemente, se reconocerá únicamente gasto lo que se ajuste al
estipulado en el vale o adelantado de caja. Una vez realizado el gasto,
se debe efectuar la liquidación correspondiente ante el responsable del
manejo de la caja chica.
4 Se hace imprescible que todo desembolso de caja chica este
debidamente respaldado con la presentación de un justificamente; y/o
sustentados mediante documentos debidamente autorizados; como facturas,
boletas de ventas, recibos de honorarios profesionales, RUC, importes y
fechas de cancelación. Asimismo todas las compras que se realicen con
este fondo deberán tener el sello de recepción del almacén, quedando
este con una copia del documento, para el control de entrada y salida
respectiva.
5 La Gerencia General establecerá el monto máximo que se pagara con
el fondo de Caja Chica, en coordinación con la gerencia de áreas,
pudiendo ser modificado previa autorización de la Gerencia General.
6 Todo documento, recibo “provisional “por mayor suma a lo establecido deberá tener la autorización del Gerente General.
7 La Gerencia Financiera tomara las medidas de control previo y la
Ofic. De auditoria interna de control posterior de todo el movimiento
que origina el fondo fijo.
Reembolso de la Caja Chica.
1 La recepción del Fondo Fijo de Caja Chica
se realizara oportunamente previa documentación sustentatoria
debidamente autorizada. La reposición oportuna implica reintegrar una
suma igual a los gastos efectuados, y no podrá ser inteferior al 10%, ni
mayor al monto del fondo de Caja Chica asignado. La recepción se
efectuara como mínimo 02 veces por semana y/o de acuerdo al
requerimientos de lo que se necesite.
2 Todos los documentos cancelados con el Fondo fijo deberán ser
enumerados correlativamente y codificados de acuerdo al plan contable de
la empresa y registrados en un libro auxiliar de Caja Chica, que para
el efecto llevara el encargado del fondo.
3 El encargado del fondo prepara el comprobante de caja y el resumen
detallado de los documentos pagados en original y copia solicitando a la
Gerencia Financiera la reposición del Fondo y copia, solicitando a la
Gerencia Financiera la reposición del fondo. Copia de esta solicitud se
mantendrá en archivo en forma cronológica
4 El departamento de Contabilidad procederá previa verificación de
los documentos sustentaríos y codificación contable, a tramitar el giro
del cheque de reposición por el departamento de tesoria a nombre de
encargado del manejo del fondo fijo.
5 Los documentos pagados por Caja Chica serán reembolsados teniendo
en cuenta la fecha en que se produjo el gasto. Para los efectos de los
registros contables oportunos y no podrán ser mayores al asignado.
6 El voucher y sus correspondientes comprobantes, serán archivados,
como justificación del cheque emitido en calidad de reintegro de Fondos
para Caja Chica.
Arqueo de la Caja Chica.
Se realizaran arqueos sorpresivos del Fondo Fijo de Caja Chica a fin de comprobar si el monto asignado esta de acuerdo con la existencia de documentos y el efectivo.
Se realizaran arqueos sorpresivos del Fondo Fijo de Caja Chica a fin de comprobar si el monto asignado esta de acuerdo con la existencia de documentos y el efectivo.
Los arqueos sorpresivos se efectuaran cuando las circunstancias asi
lo requieran y estará a cargo de la Oficina de Auditoria Interna y el
departamento de Tesorería.
Los resultados de los arqueos se pondrán en conocimiento de la
Gerencia del Area y de la Gerencia General, para que se tomen si fuera
necesario, las acciones correctivas del caso.
Procedimientos Contables de la Caja Chica.
Creación de la caja chica.
Debe Haber (Debe)
Caja Chica XXXX (debe)
Banco XXXXXX (Haber)
Asiento de creacion de la caja chica
Reembolso o reposición de Caja chica
Gastos de Vehiculo XXXXXX (Debe)
cantv XXXXXX (Debe)
Articulos de limpieza XXXXXX (Debe)
Articulos de Oficina XXXXXX (Debe)
Viaticos XXXXXX (Debe)
Otros XXXXXX /Debe)
Banco XXXXXXX (Haber)
Para reponer el fondo de caja chica según relación y comprobantes presentados
Sobrantes de Caja Chica: Es el dinero que aparece en
exceso, con respecto al monto establecido, al hacer la relación de los
pagos efectuados. Cuando se da un sobrante de dinero en la caja chica,
lo cual no deberia sucedes, al hacer reembolso se reliza un asiento en
la que al haver un reembolso se le abona a una cuenta llamada "Sobrante
de caja chica tal como se muestra a continución.
Gastos de Limpieza XXXXXX ((Debe)
Electricidad XXXXXX (Debe)
CANTV XXXXXX (Debe)
Viaticos XXXXXX (Debe)
Banco XXXXXXX (Haber)
Sobrante de caja chica XXXXXXX (Haber)
Para reponer el fondo de caja chica segun relación y comprobantes presentados, con un sobrante.
Faltante de Caja Chica: Es el dinero que falta en la
caja con respecto al monto establecido al haer la relación de los pagos
efectuados. cuando se da un faltante de dinero en la caja chica, lo
cual no debería suceder , al hacer el reembolso se realiza un asiento en
el que la diferencia se carga a una cuenta llamada "faltante de caja
chica".
Articulos de limpieza XXXXXX (Debe)
Viaticos XXXXXX (Debe)
Gastos de Vehiculo XXXXXX (Debe)
Faltante de caja chica XXXXXX (Debe)
Banco XXXXXXXX (Haber)
Para reponer el fondo fijo de caja chica segun relación y comprobantes presentados, mostrando un faltante.
Conciliación Bancaria: Consiste en hacer una
confrontación del edo. de cuenta enviado mensualmente por el banco , con
la cuenta "Banco" que se encuentra registrado en el libro mayor de la
empresa , de tal manera que sea posible comparar si todoas las
operaciones que aparecen en el Edo.de cuenta del Banco, estan
registradas en el libro de la empresa , de esta forma descubriremos las
diferencias y semejanzas que hay entre las dos,para determinar el saldo
exacto que debe tener dicha cuenta.
Métodos para elaborar una conciliación bancaria
1. Saldos correctos
A tales efectos me primero me centraré en el método Saldos Correctos por ser el método más utilizado y didáctico en cuanto a su aprendizaje para la elaboración de una conciliación y que en sí para efectos de lo que a continuación explicaré será igual para los dos métodos. Lo cual consiste en comparar el estado de cuenta enviado por el banco con los registros asentados en el libro mayor de banco de la empresa, para luego proceder a ajustar las diferencias hasta lograr que los dos saldos sean iguales. Para empezar a preparar dicho documento por dicho método, es de suma importancia que se conozcan las normas de presentación y estructuración del cuerpo del mismo:
1) Primero, se presentan las “Partidas no registradas en el Banco”, donde se incluyen las partidas no asentadas por parte del banco y solo se toman en cuenta en este renglón los:
1)a). Cheques en Tránsito: o cheques pendientes, son aquellos que a consecuencia de haberse emitido un cheque pero a la fecha de realizar la conciliación, el mismo no ha sido cobrado por el beneficiario en el banco, por lo que aparecerá Abonado el los libros de la empresa y no estará Cargado en el estado de cuenta bancario hasta que sea cobrado.
1)b). Depósitos en Tránsito: son aquellos depósitos que se por lo general se envían al final de mes y estos no son Acreditados en el banco por lo que estarán Cargados en los libros de la empresa pero no en estado de cuenta del mes.
2) Segundo, se presentan las “Partidas no registradas en Libros” donde se incluyen las partidas no asentadas u omitidas por parte de empresa donde se encuentran:
2)a). Notas de Crédito: son todos los abonos efectuados por parte del banco por concepto de: descuentos de giros, pignoraciones, pagares, intereses a favor de la empresa, entre otros, pero que no se han cargado en nuestros libros.
2)b). Notas de Débitos: Son cargos efectuados por el banco a la empresa por concepto de: cobro de intereses, comisiones, efectos descontados devueltos, entre otros, que por no haberse recibido la información respectiva del mismo no se ha abonado en los libros de la empresa.
2)c). Cheques Omitidos ó no Registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero que nunca fueron asentados en los libros de la empresa.
2)d). Depósitos Omitidos ó no Registrados: son los depósitos que se realizaron pero no se hizo su correspondiente registro.
3) Tercero, se deben presentar los “Errores”, donde se reflejan todos los ajustes por concepto de equivocaciones que puedan tener los dos documentos cotejados:
3)a). Errores de la Empresa: es donde se incluyen los ajustes de todas los errores y equivocaciones por parte de la empresa, entre las cuales tenemos:
3) Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se abonan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.
3) Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se cargan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.
3) Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de abonarlos se cargaron.
3) Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de ser cargados fueron abonados en los libros de la empresa.
3) Notas de Débito y Cedito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de abonarse y viceversa.
3) Depósitos ó Cheques de otros bancos: son aquellos que por error se cagan o abonan en los libros, pero que no corresponden a esa cuenta o banco, ya que se pueden tener diversas cuentas en diversos bancos.
3) Cheques Caducados: son aquellos cheques a los cuales llega su fecha de vencimiento y todavía no se han ido a cobrar en el banco, por lo que hay que desincorporarlos haciéndoles un cargo por el monto del mismo.
3)b). Errores del Banco: aunque no son muy comunes, aquí se incluyen los ajustes de todas las omisiones, errores y equivocaciones por parte del Banco, entre las cuales tenemos:
3) Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se cargan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.
3) Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se abonan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.
3) Cheques Omitidos ó no registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero no fueron asentados en el estado de cuenta bancario.
3) Depósitos Omitidos ó no registrados: son los depósitos que se emitieron realmente pero no fueron asentados en el banco.
3) Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de cargarlos se abonaron.
3) Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de abonarlos fueron cargados en el estado de cuenta bancario.
3) Notas de Débito y Cedito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de abonarse y viceversa.
3) Depósitos ó Cheques de otras Empresas: son aquellos que por error se cagan o abonan en el banco, pero que no corresponden a esa cuenta, puesto que un banco posee diversos clientes.
Importante: el orden del 1) al 3) se deben presentar tal cual se mostró aquí, contrario a sus numerales o desgloses cuyo orden puede ser cualquiera, lo primordial es que se plasmen todos los ajustes necesarios para lograr los saldos correctos o encontrados.
Ejemplo de una conciliación elaborada por el método saldos correctos:
El siguiente documento refleja los movimientos del mes de julio en el libro mayor de banco Bolívar Fuerte perteneciente a El Trébol C.A.:
|
LIBRO MAYOR DE BANCO BOLÍVAR FUERTE
CODIGO DE CUENTA Nº: 1.1.02.01.02
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CTA. CORRIENTE Nº 5698-22356-96
MOVIMIENTOS JULIO DE 2006
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FECHA
|
CONCEPTO
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DEBE
|
HABER
|
SALDO
|
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01/07/06
|
Saldo
|
|
|
230.000,00
|
|
|
01/07/06
|
Corrección del Depósito Nº 1956
|
166.500,00
|
|
396.500,00
|
|
|
01/07/06
|
Corrección del Cheque Nº 4505
|
|
122.600,00
|
273.900,00
|
|
|
02/07/06
|
Cheque Nº 4508
|
|
47.700,00
|
226.200,00
|
|
|
04/07/06
|
Depósito Nº 3984
|
180.000,00
|
|
406.200,00
|
|
|
06/07/06
|
N.C. Efectos descontados
|
100.000,00
|
|
506.200,00
|
|
|
14/07/06
|
Cheque Nº 4509
|
|
55.000,00
|
451.200,00
|
|
|
20/07/06
|
Cheque Nº 4510
|
|
52.000,00
|
399.200,00
|
|
|
25/07/06
|
Depósito Nº 4866
|
130.000,00
|
|
529.200,00
|
|
|
28/07/06
|
Cheque Nº 4511
|
|
65.500,00
|
463.700,00
|
|
|
30/07/06
|
Depósito Nº 5698
|
78.000,00
|
|
541.700,00
|
|
|
28/07/06
|
Cheque Nº 4512
|
|
15.800,00
|
525.900,00
|
|
|
31/07/06
|
Depósito Nº 6892
|
40.000,00
|
|
565.900,00
|
|
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Tomado de http://cunemozaida.lacoctelera.net/
