ICPARD FILIAL BARAHONA…LA ESCUELITA CONTABLE…
Por Mayobanex De Jesús Laurens
Diseño e Instalación de Sistema de Contabilidad Para
un Negocio Manual o Computarizado…Curso Completo (Resumen Amplio)…
Aspectos Fundamentales para Diseñar e Instalar un
Sistema de Contabilidad a un Negocio, independientemente de que sea
Computarizado o Manual:
1.-La Carta Compromiso…En donde se establece el
alcance del trabajo, honorarios, tiempo inicio, diseño, instalación, entrega y
la iguala Contable mensual, avalada con el debido Acto Notarial entre las
partes, para que se cumpla lo pactado...
2.-El trabajo en la Oficina…Para planificar todo lo
relativo al trabajo de campo y el levantamiento de las informaciones del
negocio, suponiendo que no tiene Contabilidad Organizada...
3.-El Estudio Preliminar del Negocio…Para conocer todo
lo relativo a sus operaciones, transacciones, organización interna, personal,
controles, políticas, documentación imperante, la ubicación y todo lo referente
a la vida del negocio y sus propietarios o accionistas, considerando que es una
SRL...ES UN CUESTIONARIO AMPLIO...
4.-Visita al Negocio…Para obtener las informaciones
del Estudio Preliminar (cuestionario amplio), caminando los distintos
departamentos del Negocio y sus encargados responsables, para obtener las
informaciones de ellos directamente...
5.-Luego de obtener todas las informaciones del
Negocio respecto a sus operaciones, transacciones, Financiero, procedimientos,
políticas, procedimientos, controles, aspectos contables, entre otros,
procuramos tener la mayor evidencia de los mismos para el diseño e instalación
del sistema de Contabilidad manual o computarizado...
6.-De nuevo el trabajo en la oficina...Para continuar
con los demás elementos del sistema de Contabilidad, iniciando con la
Descripción, características, actividades, organización funcional y
departamental...
7.-Descripción, Características y Actividades del
Negocio...Aquí se detalla todo lo relativo al nombre, actividad, mercantil,
tipo de sociedad mercantil, accionistas, ubicación, contactos, productos o
bienes que comercializan, entre otros aspectos...
8.-Organización Funcional y Departamental...Aquí
plasmamos el organigrama de funciones del Negocio, con su manual de puestos,
describiendo los departamentos en orden jerárquico, sus funciones,
competencias, otros...
9.-Creando el Catálogo de Cuentas...Con los datos
departamentales obtenidos, las operaciones que realiza el negocio y los bienes
y productos que comercializa, procedemos a elaborar el catálogo de cuentas con
las cuentas de Activos, Pasivos, Capital, Ingresos, Costos, Gastos, Cuentas de
Orden Deudoras, Cuentas de Orden Acreedoras.
El
catálogo lo elaboramos tomando en cuenta la clasificación en Activos Corrientes
y Activos No Corrientes...Igual, pasivos Corrientes y Pasivos No Corrientes.
Las
cuentas del libro mayor general, con sus controles y sus cuentas, manteniéndose
siempre la uniformidad en las mismas...
1.-ACTIVO
10.-ACTIVOS CORRIENTES
100.-Efectivo
en Caja y Bancos
01.-Caja
General
02.-Caja
Chica
03.-Fondo
Fijo de Caja
04.-Banco
de Reservas
10.-Instructivo
al Catálogo de Cuentas...En esta parte del sistema debemos describir cómo se
debita y acredita cada una de las cuentas contables del Catálogo, el saldo que
representan y su origen deudor o acreedor.
El
instructivo al catálogo de cuentas es parte fundamental del sistema de
contabilidad, pues contribuye a la corrección de los registros y a la
fiabilidad de los mismos, así como a la correcta presentación de los estados
financieros...
Instructivo
al Catálogo
1.-Activos
10.-Activos Corrientes
10.-Activos Corrientes
100.-Efectivo
en Caja y Banco
Su
saldo representa el importe en caja y banco como resultado de las entradas a y
salidas de efectivo.
Se
debita por las entradas de efectivo a caja y banco producto de las ventas de
contado, cobros a clientes, otros ingresos, así como por los depósitos y las
notas de créditos bancarias...
Se
acredita por las salidas de efectivo de caja y bancos producto de compras de
contado, pagos a proveedores, otros egresos y las notas de débitos bancarias...
11.-Los Formularios o Documentos de Origen…En esta
parte del sistema de contabilidad que estamos diseñando e instalando a un negocio,
nos concentramos en el diseño de los principales formularios para las
operaciones comerciales, así como aquellos que tengan que ver toda la actividad
interna y externa de la entidad.
Concepto, características, importancia, funciones, las
copias de referencia, especificando a quien se debe entregar original y las
copias correspondientes, son los aspectos a describir de los formularios en el
sistema.
Es importante hacer hincapié en los documentos de
origen tales como: facturas, recibos, cheques, comprobantes de egresos, de caja
chica, orden de compras, entrada de almacén, salida de almacén, conduce,
requisiciones, solicitud de cheque, nota de débito y nota de crédito por
devoluciones, entre otros.
En el sistema se debe especificar todos los
formularios que se van a poner en uso en la actividad operacional y financiera
del negocio.
12.-Los Libros de Registros Contables…Sea manual o
computarizado, en esta parte del sistema se deben confeccionar todos los libros
que van a formar parte de la contabilidad del negocio, para registrar las
operaciones comerciales diarias.
Cada libro contable diseñado deberá en el mismo
describirse su nombre, función y forma de uso.
Entre los libros que se deberán diseñar están los
denominados diarios y mayores.
Libros Diarios…Dentro de los libros tenemos los
auxiliares de Ventas a Créditos, Ingresos de Caja, Egresos de Bancos, Entrada
de Almacén, Salida de Almacén y de Devoluciones, entre otros. También se puede
diseñar un libro Diario Combinado, que reúne todos los diarios auxiliares.
Usualmente los sistemas computarizados tienen
integrados en su interfaz cada uno de los libros contables que hemos descritos.
Libros Mayores Auxiliares…Dentro de los Libros Mayores
tenemos los auxiliares de: Banco, Cuentas por Cobrar, Inventarios, Activos
Fijos, Cuentas por Pagar y mayor de Gastos, entre otros. Incluye además el
libro Mayor General, que es el principal, en donde se incluyen todas las
cuentas contables del Catálogo de Cuentas, con sus controles y auxiliares.
13.-Los Estados Financieros Básicos según las NIIF
Pymes…En esta parte del Diseño e Instalación del Sistema de Contabilidad que
estamos instalando a un Negocio, se procede a describir los principales Estados
Financieros que mensualmente se elaborarán en la entidad, basados en Normas
Internacionales de Información Financiera (NIIF) para Pymes,
conceptualizaciones, característica, finalidad e importancia, entre otros
aspectos a considerar.
Incluye además un modelo de cada uno de los Estados
Financieros Básicos, considerando todas las cuentas descritas en el Catálogo y
que conforman el libro mayor general.
1. Estado de situación financiera (balance general) a
la fecha que se informa
2. Estado de resultados (GyP) del período que se
informa
3. Estado de resultado integral del período que se
informa
4. Estado de cambios en el patrimonio neto del período
que se informa
5. Estado de flujos de efectivo del período que se
informa
6. Notas a los estados financieros (comprende un
resumen de las políticas contables significativas y otra información
explicativa).
Cada modelo de estado financiero diseñado deberá tener
una descripción al pie del mismo de: concepto, importancia, finalidad, las
cuentas reales y nominales que los componen y las principales notas
aclaratorias que conllevan.
14.-Los Controles Internos…En este punto del Diseño e
Instalación del Sistema de Contabilidad a Un Negocio, procedemos a
conceptualizar el Control Interno, clasificación del mismo, tipos de controles,
finalidades y objetivos, entre otros aspectos relativos al tema.
Se deben describir los principales controles internos
operacionales, administrativos y financieros que van a normar la entidad, para
contribuir con la eficiencia operacional y administrativa, para salvaguardar
los activos.
Los controles internos deberán también abarcar todas
las cuentas contables del catalogo, desde el punto de vista de las que
funcionan como controles, debiendo establecerse a cada.
Los controles internos financieros se incluyen desde
el efectivo hasta los gastos. Se deberá elaborar un manual de control interno,
cumpliendo con las características y condiciones citadas anteriormente.
Desde el punto de vista operacional y administrativo,
los controles internos deberán velar por las normativas y procedimientos de las
funciones departamentales.
15.-Manual de Normas, Procedimientos y Funciones…En
esta etapa del Diseño e Instalación del Sistema de Contabilidad debemos definir
qué es un manual de normas, procedimientos y funciones, su finalidad,
objetivos, componentes del mismo, importancia, el flujograma de procedimientos,
hacia quiénes va dirigido el mismo y las responsabilidades de los encargados de
la entidad.
El manual debe además incluir las áreas de aplicación,
descripción de las operaciones, los responsables de áreas, entre otros
aspectos.
El Manual de Normas, Procedimientos y Funciones sirve
de aval para el adiestramiento y capacitación del personal, dado que describe
de forma detallada las funciones de cada puesto, con lo cual permite que la
entidad disponga rápidamente de personal entrenado, en caso de salida, despido
o necesidad de algún nuevo empleado.
16.-El Equipo Mecánico a Usarse…En esta parte del
Diseño e Instalación del Sistema de Contabilidad debemos describir el equipo
que utilizará la entidad, funciones de los mismos, áreas de ubicación, sistema
de código para identificarlos, entre otros aspectos.
El equipo mecánico debe ser clasificado de manera que
el sistema de código que se establezca vaya en armonía con esa clasificación.
Lic. Mayobanex De Jesús Laurens
Presidente del ICPARD Filial Barahona 2018-2020
