INFORMES TECNICOS! La comunicación escrita a nivel corporativo

La comunicación escrita corporativa

Autor: Raúl Morueco Gómez/ Hacer un informe

El informe como su nombre indica sirve para informar, pero de una forma detallada y rigurosa, normalmente respondiendo a una solicitud que requiera de cierto análisis o investigación y posterior extracción de conclusiones.

Este tipo de documento lo utilizan las organizaciones y en la mayoría de los casos, suelen existir plantillas y normas al respecto para la gestión de toda esta documentación, por ello, el profesional del secretariado deberá adaptarse al modus operandi de cada organización, así como tener un buen manejo de los editores de texto, por ejemplo, Word.

• Equipos Para Supermercado Refrigeracion, Estanteria, Diseño, Hill Phoenix, Madix, Biro, Berkel.
  www.supermarketsource.comEnlaces patrocinados

El contenido de un informe suele tener un análisis objetivo de cualquier hecho o situación que se produzca tanto dentro como fuera de la empresa, en él se indicarán los datos de partida, las causas que propician dichas circunstancias y unas conclusiones o soluciones a aportar, tal y como ya hemos comentado.

Es muy habitual que determinados informes tengan la calidad de confidenciales, no obstante, en la mayor parte de ellos, se deberá indicar un pie de página con un texto similar al siguiente:

“Este documento contiene información y material confidencial propiedad de XXX. Los materiales, ideas y conceptos contenidos en esta propuesta serán utilizados exclusivamente para evaluar las capacidades de XXX y no deberán ser divulgados fuera de su organización o utilizados con propósitos distintos a los mencionados. No está permitido su reproducción total o parcial ni su uso con otras organizaciones para ningún otro propósito, excepto autorización previa por escrito”.

Existen muchos tipos de informes dependiendo del departamento que lo genera, así, podemos encontrarnos con informes de personal, genéricos, técnicos, de mercado, económicos, etc. Todos estos informes comparten formato, aunque como es lógico se adaptarán a los datos o la información que portan.

A la hora de redactar un informe tenemos que tener claro el siguiente patrón:

1. ¿Qué es lo que se investiga o analiza?
2. ¿Por qué?
3. ¿Qué método o métodos usaremos?
4. ¿Cuáles son los resultados obtenidos y los esperados?
5. ¿Cuáles son las conclusiones?

Una vez que tengamos claro el patrón, debemos estructurar el documento de la siguiente forma:

1. Introducción.
2. Descripción del problema
3. Manera de trabajo.
4. Resultados.
5. Conclusión.

Se pueden incluir anexos, éstos de incluirán al finalizar el informe, salvo cuando deban ilustrar algo sobre lo que se está diciendo.

Tipos de informes

1. Según el formato podemos clasificarlos en:

• Descriptivo. Sólo se indican los datos en el informe pero no se realiza un análisis del mismo, por lo tanto, no se extraen conclusiones.
• Analítico. Se exponen los datos, se desglosan éstos y se analizan los mismos con el fin de extraer una serie de conclusiones.

2. Según el tipo de informe podemos tener los siguientes:

• Informes personales.Permite reflejar determinados aspectos profesionales de un empleado, a menudo, estos informes sirven para el personal del departamento de Recursos Humanos.
• Informes económicos-financieros.Reflejan la información económica de la empresa, suelen mostrar datos como: el patrimonio empresarial, las masas patrimoniales (activo y pasivo), las cuentas de resultados, los estados contables, diagramas, gráficos, etc. Este tipo de informes se elaboran partiendo de los datos contables (contabilidad financiera y de costes) de la empresa y suelen mostrar resultados, conclusiones o recomendaciones.
• Informes de auditoría.Este tipo de informes muestran determinados datos, se analizan y se chequean verificándose los mismos o el cumplimiento de determinadas normas. En el proceso de auditoría de cualquier empresa se comprueban y verifican aquellos datos que se desean auditar, esta tarea la realizan los auditores. Éstos podrán ser de la propia empresa, realizando por tanto una auditoría interna, o externos a ella (auditores externos). Ejemplos de algunos tipos de auditorías son:

------------------- Ø Auditorías contables. En este tipo de auditorías se verifican los

------------------- principios y criterios contables y económicos aplicados durante el ejercicio.

-------------------Ø Auditorías de calidad.Establecen qué normas de calidad adoptada la

------------------- empresa y si estas se cumplen según la normativa vigente, por ejemplo, las

------------------- normas de calidad ISO.

• Informes técnicos.Muestran datos técnicos sobre aplicaciones, productos, etc., explican los mecanismos que afectan a éstos y determinan conclusiones sobre los análisis o estudios llevados a cabo.
• Informes comerciales.Reflejan los detalles que afectan a las relaciones comerciales tanto con los clientes como con los proveedores.
• Informes de RRHH.Permiten reflejar la información de un determinado trabajador, departamento, etc.
• Informes técnicos.Estos informes tratar de dar a conocer aspectos técnicos sobre un determinado producto, una determinada tecnología o un determinado servicio. El objetivo suele ser el de analizar algún aspecto de interés y elaborar posteriormente unas conclusiones al respecto.

Elementos a considerar para elaborar un buen informe

Cuando un profesional del secretariado tiene que elaborar un informe, a veces no tiene en cuenta una serie de consideraciones esenciales para su elaboración, por ello, nos vamos a permitir dar algunas recomendaciones:

1. Deberá tener un formato de texto adecuado. El texto deberá estar escrito en un formato correcto, es decir, con una separación entre párrafos de entre 1 y 1,5, unos márgenes correctos, deberá contener un encabezado y pié de página, el tipo de texto deberá ser elegante y corporativo, por ejemplo, Times New Roman o Arial en tamaño 11 o 12.

Lo ideal será contar con una plantilla predefinida con el logotipo corporativo de la empresa para que todos los informes se generen con el mismo formato, eso, por otra parte, crea una buena imagen corporativa.

2. Establecer el objetivo del informe. Debemos distinguir cual es el objetivo del informe que deseamos redactar, ya que no será lo mismo la orientación que daremos a un informe de tipo técnico que aquel que vaya dirigido a clientes o personas ajenas a la empresa, éste último debería tratarse en un lenguaje sencillo y se deberán aclarar los términos técnicos cuando así sea necesario.

Pongamos un ejemplo real: en cierta ocasión, solicité la realización de un informe a un técnico de sistema para entregar el mismo al cliente. Extraigo parte de su contenido:

“La subida de datos por FTP permitirá realizar un import para una vez allí, proceder a realizar el correspondiente backup.

Nuestro software permite ejecutar este proceso en el timing óptimo, en el caso de producirse cualquier incidencia que afecte a la estructura de datos, el usuario siempre podrá realizar un download con su correspondiente restore”.

El cliente, que no tenía conocimientos ni una terminología informática, seguramente no hubiese comprendido nada o casi nada del contenido del informe. Modificamos el contenido de la siguiente forma.

“El proceso de subida de datos al servidor de la empresa (denominado FTP) nos permitirá realizar la importación de los mismos realizando así una copia de seguridad.

Nuestro software permite realizar este proceso en el momento óptimo y, en el caso de producirse cualquier incidencia que afecte a la estructura de datos, el usuario siempre podrá realizar una descarga de los datos para poder restaurar el sistema”.

3. Información rigurosa. La información contenida en un informe deberá estar basada en la veracidad y el rigor, con datos comprobados. Así mismo, se deberán indicar las fuentes de donde se ha extraído la información, tratando que éstas sean objetivas y fiables.

4. Organización de la información. Por otra parte, será necesario estructurar correctamente y en el orden adecuado la información que se trata en el informe, de esta forma, el lector no se perderá. La estructura no es sino concatenar de forma ordenada un conjunto de ideas que sirve para defender una tesis que deberá quedar clara en la primera lectura que se realice del informe.

5. Correcta redacción del texto. Si queremos transmitir correctamente la información, debemos ser muy correctos en cuanto a la redacción del texto se refiere, para ello, emplearemos con precisión las palabras y sus construcciones verbales, teniendo especial cuidado en el uso de las preposiciones para evitar interpretaciones de la información incorrecta.Por último, emplearemos siempre un lenguaje formal que imprima objetividad a nuestro informe.

Por ejemplo, estas dos frases tienen un significado totalmente distinto provocado por la preposición.

“este software se desarrolla para el Instituto de Ciencias Técnicas”

“este software se desarrolla en el Instituto de Ciencias Técnicas”

Cliente, jefes, responsables de departamentos, etc. Cualquier destinatario de un informe espera siempre claridad de ideas, de análisis, de claridad expositiva. Quedémonos con estos conceptos y adaptémoslos al destinatario, después daremos una presentación atractiva al informe, pero por muy atractivo que un informe sea sino éste no contempla los elementos anteriormente citados no cumplirá su objetivo.

Partes de las que costa un informe

Ya hemos comentado con anterioridad las características que deberá contener un informe, pasemos a ver ahora de qué partes consta:

2. Portada. Deberá contener el título del informe, su fecha de elaboración, el departamento, empresa o autor encargado de elaborar el mismo, la empresa o departamento que solicita el informe, su fecha de emisión y la de elaboración del mismo. Si el informe es para presentar a un cliente, es conveniente adjuntar el logotipo corporativo del mismo.

Es muy común que un informe sufra varias modificaciones hasta obtener un informe definitivo. Siempre debemos conservar todas las versiones, por ello, al primer informe le indicaremos la nomenclatura V1 (versión 1), al segundo un V2 (versión 2) y así sucesivamente hasta llegar a la versión definitiva.

2. Índice.Permite organizar el contenido señalando el número de la página que ocupa cada apartado. Lo ideal es que creemos índices automáticos.

3. Antecedentes. Se exponen las razones que nos llevan a elaborar el informe, de esta forma, se pone al lector en antecedentes mediante la aportación de datos del pasado que hayan provocado volver a trata el tema o asunto.

4. Introducción. En ella se indica el objeto o motivo del informe, también se deberán indicar las fuentes consultadas para la localización de la información (en el caso de que así sea).

5. Cuerpo. Es el “alma” del documento ya que contiene la información y por lo tanto el detalle del mismo. Es necesario que tenga una estructura clara del tema a tratar, aportándose cuantos datos sean necesarios con el fin de garantizar el rigor y la veracidad de los mismos.

6. Conclusiones o recomendaciones. Un informe debería contener un apartado de conclusiones o recomendaciones posterior a la exposición o análisis realizado con los datos en él expuestos.

7. Apreciaciones.Este apartado se podrá indicar o no dependiente del destinatario del informe, permite añadir valoraciones acerca del informe o perspectivas futuribles.

8. Anexos o información complementaria. Permite añadir datos, documentos, gráficos, planos, estudios, etc. Es decir, todo aquello que complemente o aporte valor a lo expuesto en el informe como además, apoyar todo aquello que se expone.

9. Contraportada.Última página con la que se finaliza un informe.

Normas para una correcta redacción

La idea fundamental a la hora de elaborar un informe será la de expresarlo de una forma clara, concisa, ordenada, objetiva y veraz.

No obstante, existen informes cuyo contenido va encaminado a personal técnico: por ejemplo, informáticos, médicos, etc. En ese caso, se permiten el uso del argot ya que se da por entendido que todos los destinatarios del informe conocen el mismo. Por lo tanto, es importante que cuando vayamos a elaborar el informe pensemos a qué personas va dirigido para adaptar, de esta manera, nuestra forma de redactar el mismo.

Si el informe lo elabora personal técnico pero va destinado a personal no técnico, y, que por tanto desconocen el argot propio de la profesión, será necesario aclarar cada término. Podemos usar varias formas:

a. Indicando la traducción entre paréntesis, por ejemplo, “se realizará un back up (o copia de seguridad) de la aplicación”.

b. Mediante número asociados a notas introducidas en los pies de página. Por ejemplo:

c. Mediante un índice de palabras. Al final del informe podremos incorporar un índice con las definiciones de todas aquellas palabras técnicas que aparezcan en dicho informe.

Por último destacar que es muy recomendable usar la voz pasiva del verbo, máxime cuando se están exponiendo elementos negativos en el informe. Así mismo, debemos siempre hacer una revisión concienzuda de la ortografía, las construcciones gramaticales, etc.

NOTA: En el argot empresarial, los informes son denominados reports y el hecho de redactar algo en un informe se le suele denomina reportar.

¿Word o PowerPoint?

A la hora de presentar un informe, podemos usar cualquiera de los dos formatos, incluso ambos, ya que cada uno aporta unas características que permiten complementarse.

Word permite crear documento para ser leído, mientras que con PowerPoint podremos elaborar informes con un diseño enfocado a la presentación con elementos dinámicos que favorecen la misma.

Siempre es posible realizar un informe en Word y completar el mismo con una presentación en PowerPoint. Si lo vamos a presentar ante varias personas, por ejemplo, un cliente, sería recomendable dar a cada asistente una copia en formato digital tanto del Word como del PowerPoint en un CD o DVD.

En las imágenes siguientes se muestra un fragmento de un informe (extraído de la realidad aunque anonimizado) de presentación a un cliente. Podrá comprobar como se ha cuidado al detalle las imágenes o gráficos para que éste resulte a la vez que funcional, atractivo, dinámico e intuitivo.

Diapositiva 1	Diapositiva 2
Diapositiva 3	Diapositiva 4