GUIA DE AUDITORIA Nº 8
CAPITAL Y RESERVAS
GENERALIDADES/
Esta guía se refiere al examen del
epígrafe A del Pasivo y del Activo del Balance, según el Plan General de
Contabilidad, donde el capital representa la inversión de los accionistas o
socios de una empresa que consiste normalmente en sus aportaciones, más las
reservas pendientes de distribuir y cualquier otro tipo de resultado o menos las
pérdidas. El capital no representa el valor de la empresa como negocio en marcha
o M probable valor de venta que, en un momento dado, pudiera tener.
Alcance y limitación
Los procedimientos de auditoría y
los aspectos fundamentales de control interno que debe contemplar la revisión
de¡ auditor y que se mencionan en esta guía, se consideran de aplicación general
en las sociedades mercantiles y civiles y no se incluyen posibles excepciones
derívadas de otro tipo de entidades.
Objetivo de la guía
El objetivo de la presente guía
es determinar los procedimientos de auditoría recomendables para el examen M
epígrafe de capital y reservas.
Objetivos
Los objetivos de los
procedimientos de auditoría en este epígrafe son los siguientes:
a) Comprobar que las cifras que
se muestren como capital y reservas estén de acuerdo con el régimen legal,
escritura de constitución, estatutos y acuerdos de accionistas y del consejo de
administración.
En virtud de los diferentes
orígenes que tienen las cifras que se muestran en el capital y reservas, el
auditor debe satisfacerse de que dichas cifras estén debidamente apoyadas por la
documentación que, por su naturaleza, les corresponda.
b) Verificar que los importes que
se presenten en las distintas partidas del capital y reservas correspondan a la
naturaleza de sus cuentas.
Debido a que existen movimientos
entre las diversas partidas del capital contable que no afectan el total de
dicho epígrafe, es necesario captarlos y analizar y comprobar su correcta
clasificación.
c) Determinar si existen
restricciones.
En caso de que existan
restricciones del capital y reservas que pudieran afectar a los accionistas o a
terceros, el auditor deberá conocerlas, juzgarlas y cerciorarse que se revelen.
d) Comprobar su adecuada
presentación y revelación en las cuentas anuales.
El auditor debe satisfacerse de
que la descripción y clasificación de las partidas que se presentan en el
capital y en las reservas son suficientemente claras para dar a conocer su
naturaleza.
Control interno
La revisión, estudio y evaluación
de la efectividad del control interno deberá dirigirse principalmente a los
siguientes aspectos:
a) Existencia de registros sobre
la emisión de los títulos que amparen las partes del capital social.
Para conocer y revisar los
aumentos y disminuciones de capital, cambios de accionistas, etc., deben
existir, como un elemento de control, auxiliares que contengan el registro de
estas operaciones independientemente de las disposiciones legales que disponen
su implantación.
b) Custodia de títulos.
Debe existir una custodia física
adecuada para controlar las acciones o participaciones sociales que existen en
autocartera y así realizar arqueos periódicos por personas independientes a
quién los guarda en su poder, definiendo con esto, responsabilidades.
c) Autorización y procedimientos
adecuados para el pago de dividendos.
La autorización debe existir para
que solamente sean pagados dividendos que hayan sido aprobados por los órganos
sociales y se paguen úni*camente a cupones de acciones en circulación.
d) Información oportuna al
departamento de contabilidad de los acuerdos de la Junta General de Accionistas
o de¡ Consejo de Administración que afecten las cuentas del capital y reservas.
Es necesaria la información
oportuna de todos los acuerdos que afecten al capital y reservas para que se
registren en los libros y, las cuentas anuales que de ellos emanen, contengan
una información correcta.
Procedimientos recomendados
01 Examinar los originales de la
escritura de constitución y sus modificaciones.
La inspección de los documentos
originales de la constitución de la sociedad y sus modificaciones, proporcionan
al auditor evidencia de que los registros muestran cifras correctas de acuerdo
con la decisión de los accionistas.
02 Inspeccionar los libros de actas
para asegurarse que los acuerdos de los accionistas y administradores están
reflejados adecuadamente en los registros contables.
03 inspección del registro de
acciones nominativas o de participaciones sociales, para comprobar que reflejen
correctamente la estructura del capital.
El auditor debe examinar el
registro de acciones nominativas para comprobar que estén registrados todos
los aumentos y disminuciones del capital, así como los traspasos entre
accionistas, juzgando si la estructura está de acuerdo con los ordenamientos
legales y con los estatutos de la Sociedad.
04 Verificar que los movimientos
del capital estén autorizados.
Mediante la revisión de las actas
de juntas y consejo, el auditor comprobará que todos los movimientos en el
capital están autorizados por los accionistas o socios y contabilizados de
acuerdo a la voluntad de los mismos.
05 Arqueo de los títulos o en su
caso confirmación de la institución que los maneja.
Por medio del arqueo el auditor
comprueba la existencia de los títulos que deben estar en autocartera, los que
es necesario que coincidan con lo registrado en libros, en caso de que estén
depositados en alguna institución de crédito la confirmación puede sustituir
al arqueo.
06 Verificar que los cupones por
dividendos pagados y los de acciones canjeadas hayan sido cancelados.
La inspección de cupones
cancelados, da al auditor la certeza de que no habrá duplicación de pago o
canje, y por diferencia se obtiene el saldo de dividendos por pagar o de
acciones por canjear.
07 Examinar los documentos que
sirvan de base a los cálculos correspondientes para el registro de
revalorizaciones o actualizaciones.
Se debe recordar que el examen de
estos documentos se hace al revisar los activos revalorizados.
08 Verificación de la adecuada
presentación y revelación de restricciones. El auditor a través de la
aplicación de los procedimientos de auditoría recomendados anteriormente
deberá, atendiendo a la naturaleza de las partidas que integran el epígrafe del
capital, cerciorarse de su adecuada presentación y revelación de restricciones a
su disponibilidad.
