ICPARD FILIAL BARAHONA...
Cómo se lleva la Contabilidad de una Empresa-Aspectos teóricos prácticos fundamentales
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¿Cómo llevar la contabilidad de una empresa?
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Muchos
nuevos emprendedores y empresarios se hacen la misma pregunta: en la práctica,
¿cómo se elabora la contabilidad de una empresa?
Daré una
respuesta sencilla:
Me
explico.
Desde
hace bastante tiempo la contabilidad se lleva con programas informáticos
y a día de hoy sería impensable hacerlo de otro modo.
Con
cualquiera de ellos solo tienes que pulsar una tecla para obtener un balance a
una fecha concreta, saber lo que te debía un cliente el año pasado o ver cuál
es el beneficio de la actividad a día de hoy.
Pero,
lógicamente, para que un programa te muestre una información de una manera
determinada antes ha habido que introducirle esa información.
¿Y cómo
se hace eso? Mediante los asientos contables.
Contabilizar
consiste, básicamente, en eso: en hacer asientos contables. Uno detrás de otro.
Hay que
hacer también otras cosas, claro, pero el grueso del trabajo suele ser
introducir los asientos que correspondan en el programa que se utilice.
Pero
vayamos por partes.
Lectura
recomendada: Introducción a la contabilidad de una
empresa.
¿Qué operaciones son las que hay que contabilizar?
Todas las
operaciones que realice la empresa. Por ejemplo:
- Compras y gastos.
- Ventas e ingresos.
- Adquisiciones y ventas de activos.
- Sueldos y seguridad social.
- Liquidaciones de impuestos.
- Préstamos y otras deudas.
- Concesión de subvención.
- Inversiones financieras.
- Entregas y recepciones de pagarés, letras de cambio o cualquier otro efecto.
- Todos los movimientos bancarios.
- Todos los movimientos de efectivo.
En
general, cualquier hecho de trascendencia económica así como su cobro o pago.
¿Qué se necesita para llevar la contabilidad?
Básicamente,
para llevar la contabilidad se necesita: un programa contable y los
justificantes de las operaciones. Y, como es obvio, una persona que maneje
las dos cosas.
1. El programa contable
Es la
herramienta de trabajo, por lo tanto su elección es clave.
Hay
muchos en el mercado y si bien lo básico y fundamental lo tienen todos, existen
también muchas diferencias entre unos y otros.
Desde mi
punto de vista la clasificación más importante que se puede hacer en este
sentido es la siguiente:
- Programas que compras e instalas en tu ordenador.
- Programas que usas por un precio mensual y que están en la nube.
Los
primeros son los programas de toda la vida: tu los tienes en tu ordenador, los
vas actualizando, haces tus copias de seguridad,…
Los
segundos son relativamete recientes pero han venido para quedarse y pronto
terminarán sustituyendo a los otros.
Lo digo
porque las ventajas que conlleva trabajar con un
programa de contabilidad en la nube son importantes. Destaco estas
dos:
- Sólo necesitas un terminal cualquiera y una conexión a Internet para trabajar, lo que permite la deslocalización tan valorada hoy día.
- Al ser tecnología en la nube, te despreocupas de copias de seguridad, de actualizaciones, de ocupación de espacio en los ordenadores, … Estos “problemas” pasan a ser responsabilidad del proveedor.
2. Los justificantes de las operaciones
Para
poder hacer un apunte contable se necesita estar en posesión del documento en
el que se refleja la operación de que se trate.
Y sin los
documentos que respalden las anotaciones contables no se podría demostrar su
veracidad.
A modo de
ejemplo entre la documentación contable más habitual podemos nombrar: las
facturas emitidas y recibidas, las nóminas, los seguros sociales, los
justificantes de los movimientos bancarios, los recibos de caja, etc.
En la práctica ¿cuál es el procedimiento habitual a
la hora de elaborar la contabilidad?
El
proceso para llevar la contabilidad de una empresa consiste, a grandes
rasgos, en estos 4 pasos:
- Recopilar la documentación contable, tanto la que se refiere a los ingresos, gastos y demás operaciones, como la que refleja sus cobros y pagos.
- Hacer los asientos contables que correspondan por cada documento. Es lo que se llama “mecanizar” o “picar datos”.
- Conciliar los bancos, que también se llama “cuadrar los bancos”. Consiste en hacer coincidir exactamente los apuntes que figuran en los extractos que proporcionan las entidades bancarias con los de la cuenta contable del banco en cuestión, de forma que el saldo concuerde en todo momento.
- Revisar las distintas cuentas y saldos para tener la seguridad de que no hay apuntes duplicados o erróneos.
Te
interesará: ¿Cómo se hacen los asientos contables?.
Importancia de llevar la contabilidad lo más
actualizada posible
Imagínate
que estamos a finales del mes de septiembre y quieres tener una idea aproximada
de cuánto tendrás que pagar de IVA el próximo día 20 de octubre porque
necesitas hacer las previsiones de pagos.
Tu
programa te va a dar ese dato con sólo darle a una tecla, lo cual es
fantástico.
Con la
misma rapidez puedes comprobar cuánto te debe un cliente o cuanto has pagado de
electricidad desde enero.
Pero hay
que tener en cuenta un pequeño detallito: el programa va a calcular ese importe
en función de los datos que tenga metidos, lo que quiere decir que si la
contabilidad sólo está mecanizada hasta julio la cantidad que el programa te va
a calcular es a esa fecha.
Y que,
como es obvio, para que te de el resultado de finales de septiembre la
contabilidad tiene que estar actualizada a esa fecha.
Es sólo
un ejemplo pero muestra claramente la importancia de llevar la contabilidad lo
más al día posible: si no es así la información que se extraiga de ella estará
anticuada.
¿Hay que presentarla en algún sitio?
Si, en el
Registro Mercantil.
Hay dos
obligaciones en este sentido:
1. Presentación de los Libros de Contabilidad.
Una vez
terminado el ejercicio, en el plazo máximo de cuatro meses hay que presentar los
libros de contabilidad en el Registro Mercantil para su legalización.
Los
libros que hay que presentar obligatoriamente son dos:
- Libro Diario, que contiene todos los asientos contables del ejercicio ordenados por fechas.
- Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, que contiene el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias y balances de sumas y saldos trimestrales.
2. Depósito de Cuentas Anuales.
Además de
la obligación anterior, la entidad debe aprobar sus cuentas anuales en la
correspondiente asamblea de socios.
Una vez
aprobadas, deberá depositarlas en el registro mercantil en el plazo de un mes.
Breve resumen de lo visto en este post…
- Todas las operaciones económicas que realice la empresa así como sus cobros y pagos deben ser contabilizados.
- Se utilizarán los documentos y justificantes de cada una de ellas para realizar los asientos contables que correspondan.
- Los programas de contabilidad en la nube son los que hoy día tienden a imponerse por las ventajas que ofrecen.
- Al margen de su obligatoriedad, la única forma de sacar una partido real a la información que ofrece la contabilidad es llevándola lo más actualizada posible.
- Tanto los libros de contabilidad como las cuentas anuales deben ser presentados en el Registro Mercantil en los plazos establecidos legalmente.
