Contabilidad de Costos para Pequeñas y Medianas Empresas, y el Reto ante la Globalización
Raúl Andrés Cárdenas y Nápoles
Calle Luna 6 Casa 3. Col. Jardines de Cuernavaca
Cuernavaca,Mor.
Tel. 0177 73168410
CLAVE ESCORP
TEMA--COSTOS ANTE LA GLOBALIZACIÓN
MEDIOS REQUERIDOS--Acetatos
CONTABILIDAD
DE COSTOS PARA EMPRESAS PEQUEÑAS Y MEDIANAS.- PYMES.
Y EL RETO
ANTE LA GLOBALIZACIÓN
Resumen
La globalización como proceso en que se encuentran países que como
México, tratan de lograr una mayor penetración de sus productos a nivel
mundial, se encuentran ante el dilema de poder ser competitivos en cuanto a
mayor producción, para obtener costos más bajos y una mejor calidad con un
menor precio ¿Cómo lograrlo?
Por un lado, encontrando la forma más adecuada para producir con
eficiencia, utilizando al máximo la capacidad de fabricación y por otro
adecuando un método de costos cuya simplicidad permita ofrecer a tiempo
información para una buena toma de decisiones gerencial.
En cuanto a métodos de fabricación, la sugerencia es tener o contar con
un asesoramiento de ingeniería que les permita aprovechar la maquinaria y el
equipo que se cuenta, adecuándolo al logro de una mayor producción sin
desperdicios innecesarios que solamente hacen que la empresa obtenga mayores
costos que no agregan valor al producto. Sistemas de manufactura los hay, muy
eficientes que permiten aprovechar la maquinaria y equipo existente sin tener
que efectuar mayores inversiones que puedan llevar en la mayor parte de los
casos a un creciente costo financiero, que ocasionen a la empresa una situación desfavorable en cuanto a la
competitividad. Por lo que hay que trabajar en el otro extremo los costos.
En el área de costos, se encuentra un método que si se analiza resulta
de fácil implantación con resultados sorprendentes en relación con los costos
conocidos como tradicionales, mejorando incluso las cifras obtenidas en cuanto
a costos totales para obtener un posible precio de venta para compararlo con el
que exista en el mercado y que logre ser competitivo. Esto se logra con el
nuevo método SMP.; en el cual solo la materia prima forma parte del costo de
producción.
Para lograr lo anterior, solo se necesita una buena dosis de sentido
común y una computadora con su respectivo programa que elabore hojas
electrónicas con datos que únicamente puedan ser cambiados mes con mes y
mediante lo cual se produzca información para estar en condiciones de comparar
lo acontecido contra la toma de decisiones que sirvió de base para el logro de
objetivos que se fijó la empresa.
En cuanto a la exportación, los verdaderos líderes empresariales deberán estar atentos a:
Ganar la confianza de su mercado
Estar comprometidos con sus clientes
Respetar a lo interior y exterior de sus organizaciones
Trabajar con estusiasmo, ser positivos y siempre futuristas.
Pensar que sólo se puede exportar conquistando al mercado internacional
con competitividad.
Actualmente se destina el 20% de las manufacturas a la exportación, en
1950 sólo se destinaba el 7%, se estima que en el año 2025 el 45% SE DESTINARÁ A LA EXPORTACIÓN.
La contabilidad de costos en general no ha
evolucionado lo suficiente como para ofrecer un método que proporcione bases
suficiente para una efectiva toma de decisiones en cuanto a la posibilidad de
calcular posibles precios de venta o compararlos con los que se tienen
establecidos o bien adecuarlos a los
existentes en el mercado del sector correspondiente
La mayor parte de los métodos de costos dan una gran importancia al
costo de producción total y unitario, el cual solamente sirve para valuar los
artículos terminados y los que se encuentran en proceso, lo cual resulta
inapropiado y hasta cierto punto obsoleto. Lo verdaderamente interesante para
una empresa es que la contabilidad de costos le proporcione los costos
unitarios totales que incluyan todos aquellos gastos derivados de la operación
normal de la misma, es decir que incluyan los costos administrativos y de
distribución o venta para que al aumentarles un porcentaje deseable de utilidad
(que se puede medir) puedan establecer un posible precio de venta que pueda
compararse con el mercado de sus productos o bien fijarlos ( cuando son nuevos productos) y poder
ajustarlos a la demanda de los mismos.
Así mismo, poder en un momento determinado enfrentarse a la reacción del
mercado(positiva o negativa) investigando las posibles fallas internas que
hayan dado motivo al establecimiento de un precio fuera de competencia,
ajustando los precios bien sea por demasiado margen de utilidad calculado sobre
el costo total, falta de producción que motive una reducción de costos o bien,
exceso de gastos en alguno de los elementos del costo, la materia prima, los
sueldos y salarios directos o algunos de los conceptos de costos indirectos de producción,
de administración o distribución.
Lo anterior debe lograrse con una adecuada contabilidad de costos,
entendiéndola no solamente con la registrada en libros-contabilidad de costos
financiera, sino la operada fuera de libros-contabilidad de costos
administrativa, recordando que “la contabilidad de costos es un enlace entre
las dos contabilidades, financiera y administrativa”.
La contabilidad financiera tradicional histórica con su gran desventaja
de obtención de información tardía e inoportuna y la cual solamente proporciona
el costo de producción, no los costos totales unitarios que incluyan los costos
de administración y distribución, éstos calculados (en algunos casos) dentro de
la contabilidad administrativa sobre bases inoperantes de unidades vendidas
(totalmente inadecuada) o ventas en valores, la cual se estima insuficiente
porque no relaciona la administración, área que interviene en la distribución y
que debe tomarse en cuenta ponderándola con las ventas; motivo por el cual hay
que tomar en cuenta bases dobles en cada prorrateo o asignación de costos que
se realice para distribuirlos a los productos o lotes de artículos
manufacturados.
. El descendiente del costeo
tradicional, estimando los costos indirectos de producción, que proporciona el
evitar los atrasos de información pero que resulta complicado en su manejo
técnico cuando existen numerosos productos manufacturados y que dan lugar a que
los contadores prendan una veladora a “San Agustín” sin buscar las causas de
las variaciones en los costos indirectos de producción estimados y los reales,
nos hacen pensar que no es posible seguir trabajando bajo este método y buscar
otras posibilidades o alternativas que mejoren y cambien lo hasta hoy
establecido.
Los métodos predeterminados, estimados y estándar, cuya complejidad
contable les ha restado importancia porque además siguen las mismas bases de
los costos reales tradicionales en cuanto a su registro y contabilización
complicada y laboriosa. Algunas empresas han implantado el costeo estándar, sin
pensar que cuando que existe inflación
en un país no operan o bien se vuelven estimados puesto que se están
corrigiendo continuamente y el estándar es para largos períodos de tiempo en el
que no hay fluctuaciones importantes en los costos, originando que existan
constantes desviaciones que es necesario aclarar con la consiguiente pérdida de
tiempo de los responsables de la toma de decisiones, misma que se vuelve en la
mayoría de los casos intrascendente e inoportuna por el atraso de la información.
Además que tampoco se tienen bases adecuadas para el prorrateo extra-libros de
los costos de administración y distribución ( si es que se efectúa)
El costeo variable, criticado en sus inicios en México, pero que muchas
empresas lo han implantado porque así se los indican sus filiales de
Norteamérica y que se basan en la utilidad marginal por producto y no en los
costos totales unitarios (porque no se calculan, no los consideran necesario
por el mismo método). Y en el cual no se sabe a ciencia cierta que si cuando se
establecen precios de venta de acuerdo con la utilidad marginal es mejor o
produce resultados más satisfactorios que el determinarlos con un costo total
unitario como en el costeo tradicional (a menos que se efectué un prorrateo de
costos fijos dentro de la contabilidad administrativa) comparando sus
resultados con mucho cuidado para no caer en errores de apreciación porque
habría que ser muy cuidadosos al tomar en cuenta los porcentajes que se quieran
manejar para absorber costos fijos en el
caso de la utilidad marginal y compararlo con el porcentaje de utilidad deseado
como incremento del costo total unitario por producto, los cuales son muy
diferentes y nos permite pensar que definitivamente ni se practica ni se hace
en ninguna empresa.
El costeo ABC, el cual algunos autores afirman que es mejor que los
anteriores, lo cual no ha sido probado, dando lugar a opiniones contradictorias
acerca de sus bondades, por lo cual estimo que puede resultar completamente
inadecuado el querer implementarlo sin conocer cabalmente como operan en realidad nuestras empresas de manufactura.
(quizás en compañías de servicios o instituciones de banca y organismos del
Estado se puedan producir interesantes resultados o bien como complemento
dentro de los métodos de costos para determinados fines complementando y auxiliando eficazmente a las
empresas manufactureras)
Otros métodos cuyos planteamientos son interesantes pero que no
proporcionan soluciones efectivas en la contabilidad de costos y que quienes
los han estudiado no han propuesto soluciones efectivas de operación y
registro, pueden resultar aventuras riesgosas en cuanto a su implantación,
desconociendo los efectos que puedan causar, tal es el caso del método de
cadena de valor o del ciclo de vida de los productos.
Ante este panorama desolador surge el método SMP (solo materia
prima)
Derivado de la filosofía manufacturera del Justo a tiempo, por el
impacto que tiene sobre los costos, pero que no ha sido desarrollado hasta la
fecha, contablemente hablando (solo por el suscrito) y aún cuando ha sido
tratado en anteriores Congresos de Costos, no ha sido posible discutirlo con
los colegas de profesión, debido a que no ha existido una estancia de reflexión
que lo permita, por un lado por falta de tiempo o bien porque no se ha
comprendido cabalmente su uso e implementación.
El método SMP, ha sido probado con éxito en empresas pequeñas y medianas
(una con alrededor de 320 diferentes productos agrupados por lotes similares en
cuanto a su composición y costo de materia prima) por lo cual si se pregunta si
puede ser viable, la respuesta es afirmativa 100% incluyendo a grandes empresas
y no solo a las que va dedicado el presente trabajo, las pequeñas y medianas
empresas MYPES.
Por lo tanto, se diseña
el plan para el logro de los objetivos a corto y mediano plazos como sigue:
1.
Rediseñar
su catálogo de cuentas, en cuanto a los conceptos de gastos, clasificándolos en
fijos y variables y directos e indirectos.
2. Implantar
el método de costos SMP (solo materia prima) derivado de la filosofía
manufacturera del Justo a tiempo, considerando solamente la materia prima como
elemento del costo de producción y los otros elementos del costo, los sueldos y
salarios (mano de obra) y los costos indirectos de producción, agruparlos en un
solo rubro como “Costo de conversión”, lo cual daría lugar a la siguiente
clasificación:
Costo de conversión,
conceptos fijos y variables.
Los sueldos y
salarios directos e indirectos dentro de los costos indirectos de producción
incluirán todos sus conceptos incluyendo todas las prestaciones adicionales a
cargo de la empresa, derivadas del pago a los trabajadores de la fábrica que
intervienen directa e indirectamente en la producción.
Costo de conversión fijo.
Costos indirectos
Sueldos y salarios
directos.
Sueldos y salarios
indirectos.
Vacaciones
Prima de vacaciones
Aguinaldo anual
Seguro social
Fondo de pensión y
vivienda
Impuesto sobre
nóminas.
Renta
Depreciaciones
Amortizaciones
Mantenimiento ( cuando existen contratos )
Honorarios ( cuando existan contratos )
Seguros
Uniformes, botas,
etcétera.
Fianzas
Despensas
Nota. Algunos costos indirectos pueden ser directos, por
ejemplo los honorarios que se paguen a los ingenieros o técnicos para una
reparación de una determinada maquinaria o equipo en la cual se produzca uno o
varios productos, los cuales deben ser cargados directamente al costo de ese
producto o línea de productos, por lo que no existe una clasificación
completamente definida.
Costo de conversión variable.
Costos indirectos
Horas extras*
Premios por
productividad*
Compensaciones y
gratificaciones extras*
Indemnizaciones
Energía eléctrica*
Teléfonos
Papelería y útiles
de oficina*
Gasolinas y
lubricantes
Refacciones y
accesorios*
Pasajes y gastos de
viaje
Capacitación
Gastos de fin de
año
Herramientas de
consumo*
Cuotas y
suscripciones
Materiales
indirectos*
No deducibles y
otros conceptos identificables.
Nota. Algunos conceptos
en determinadas ocasiones pueden ser directos y deberán ser cargados
directamente al producto o línea de productos y han sido marcados con un apóstrofe *.
Solamente el ejecutivo encargado de formular las pólizas de contabilidad
y mediante una comunicación efectiva con quienes originaron el pago, puede
lograr establecer la diferencia entre los cargos considerados tradicionalmente
indirectos, como directos, la comunicación interna deberá ser con el personal
de fábrica (jefe de fábrica o superintendente), el gerente, contralor, contador o persona encargada de los
pagos.
El listado anterior, desde luego trata de ser solamente enunciativo más
no limitativo y se formaría de acuerdo a cada empresa, atendiendo al criterio y
políticas internas de la misma.
La base de
prorrateo del costo de conversión sería:
A) Atendiendo a la
filosofía Justo a tiempo (JIT) la
velocidad de producción (throughput speed) horas o minutos totales de proceso para un producto o bien
B) Bases alternativas ponderadas, las cuales
según criterio personal serían:
a.
El importe de las materias primas con
b. El importe de los minutos de trabajo
directo.
Lo cual determinaría un número como resultado de la multiplicación de
las bases a y b, que serviría como denominador para efectuar el prorrateo.
o bien un base triple:
C) Sumando el importe de las materias primas y los sueldos y salarios
de cada producción por los minutos reales trabajados directamente en su
elaboración.
El criterio de B combinaría los esfuerzos del costo del dinero invertido
en las materias primas que es elevado sobre todo en los países en vías de desarrollo
y los minutos de trabajo directo y, el criterio C, más completo suma todas las
erogaciones directas de la producción relacionadas con los minutos de trabajo
directo de los productos o lote de los mismos.
Para los costos de administración, las bases dobles sugeridas serían:
·
Ventas
en valores por el costo de conversión más el costo de la materia prima
·
Ventas
en valores por el costo de conversión
·
El
margen sobre ventas (utilidad bruta) porque encierra las ventas y sus tres
elementos del costo, dando origen a la administración de la utilidad.
Para los costos de distribución:
·
Ventas
en valores por el costo de administración
·
Ventas
en valores por el costo de
administración sumado al costo de la fábrica, el costo SMP y el costo de
conversión.
Desde luego las bases dobles sugeridas proporcionan
costos más justos y razonables que como se acostumbra hasta la fecha utilizando
una sola base; lo cual se mostrará en el ejemplo que se ilustra más adelante.
Contabilidad de costos con el
método SMP.
La metodología para llevar a cabo el método contable del
SMP, se puede resumir en lo siguiente:
- Hoja de costos del contenido de materia de cada producto, valuada a su último precio o valor de mercado y su correspondiente costo total SMP.
- Valuación de las salidas del almacén de materias primas (consumos de cada orden de producción o de cada proceso) al costo SMP. de cada producto, abono a éste almacén con cargo a la cuenta de Producción en proceso.
- Valuación de la producción terminada totalmente a su costo SMP. Cargo al almacén de artículos terminados con abono a Producción en proceso.
- Valuación de las ventas al costo SMP. Cargo a la cuenta Costo de producción de lo vendido con abono al almacén de artículos terminados.
La cuenta de
Producción en proceso queda automáticamente valuada al costo SMP, por la
producción que aún no ha sido terminada. Si se desea verificar su saldo, se
efectúa un recuento físico y se valúa al costo SMP.
Este sencillo
procedimiento equivale a una reducción efectiva hasta de un 85% del trabajo
contable efectuado con cualquier otro método de costos, produciendo finalmente
el mismo resultado, mejorándolo y con una información más oportuna para la toma
de decisiones.
La información
quedará expresada en un estado de resultados por producto o lote de productos
en el cual se hacen los cálculos de acuerdo con las cifras anotadas en el mismo
y con las bases de prorrateo que sean adoptadas. En el mismo estado se
determinan los costos totales y unitarios y en hoja electrónica por separado se
pueden determinar fácilmente los costos de todos los artículos que forman un
lote o línea de productos.
CASO PRÁCTICO SMP.
Impremex, S.A., es una compañía dedicada a la
manufactura de artículos de cartón y papel, con cuatro líneas de producción y
por el mes de junio realiza las siguientes operaciones:
Línea 1, bolsas en diferentes presentaciones,
característica del mes: La misma producción
se fabrica y se vende.
Línea 2, sobres en diferentes presentaciones,
característica del mes: de la producción del mes quedan 400 en proceso, el
resto se vende
Línea 3, folders en diferentes presentaciones,
característica del mes: de la producción del mes quedan 40 millares en el almacén de artículos
terminados, el resto se vende, su producción es menor, pero el precio de venta
es 3.6 veces mayor al de la línea 2.
Línea 4 , papel stock en diferentes presentaciones,
característica del mes: producción en escala, precio menor a las demás líneas,
venta mayor a la producción del mes (por existencias en el almacén),
devoluciones de artículos facturados el mes anterior.
Los saldos
iniciales de las cuentas de almacén son:
Producción en proceso inicial $ 27,472, correspondiente a 800 millares de
papel stock a $ 34.34 millar
Almacén
de artículos terminados $ 160,000
INFORME DE PRODUCCIÓN DEL MES
Línea 1 Línea 2 Línea 3 Línea 4
Millares 820 5,800 1,840 38,000 +
Del
proceso inicial
800
En
proceso
400
Tiempo
utilizado en la producción:
Minutos
millar 9,840 11,600 6,145.6 116,400
Total
minutos 143,985.6
Por
la producción del mes se expidieron las ordenes de producción correspondientes
Línea 1 Línea 2 Línea 3 Línea 4
Costo
SMP millar $ 181.95 61.61 197.32 34.34
VENTAS
En Millares 820 5,200 1,800 38,200
Devoluciones
400
Precio
de venta $ 364 $ 110 $ 396 $ 65
$
4,066,280 $ 298,480 $ 572,000 $ 712,800 $ 2,483,000
Compras
de materias primas $ 2,200,000
Costo
de conversión $ 1,080,000, de los cuales $ 600,000 son fijos y $ 480,000
variables
Base
sugerida de prorrateo Costo SMP x minutos
Costo
de administración $ 460,000, de los cuales $ 260,000 son fijos y $ 200,000
variables
BASE PARA EL CASO PLANTEADO EN VIRTUD DE QUE UNA LÍNEA ES
LA QUE ARROJA UNA UTILIDAD CONSIDERABLE EN RELACIÓN CON LAS DEMÁS. MARGEN SOBRE
LA VENTA (después del costo de
conversión aplicado)
Costo
de distribución $ 240,000, de los cuales $ 160,000 son fijos y $ 80,000
variables
Base
sugerida de prorrateo Ventas $ x costo de administración asignado.
SOLUCIONES:
a)
Registro de operaciones en cuentas de contabilidad, compras de materia prima,
producción terminada y de proceso, ventas al costo y a precio de venta,
devoluciones sobre ventas y la utilidad contable, saldos de la cuenta de
Pérdidas y ganancias.
b)
Prorrateos correspondientes de las cuentas de costos.
c)
Estado de resultados SMP. con porcentajes
d)
Costos unitarios por línea y por concepto de costo, su comparación contra el
precio de venta y porcentajes de utilidad sobre el costo total y sobre el
precio de venta.
e)
Estado de resultados costo variable. Conversión del SMP a costeo variable.
f)
Consideración de convertir el SMP. al costeo tradicional y su efecto en las
utilidades
g).Cálculo
en el caso de considerar un lote con varios productos. Determinación del costo
total unitario por producto.
h)
COSTOS PARA EXPORTACIÓN