martes, 13 de noviembre de 2018

ICPARD FILIAL BARAHONA…LA ESCUELITA CONTABLE…Diseño e Instalación de Sistema de Contabilidad Para un Negocio Manual o Computarizado…Curso Completo (Resumen Amplio)


ICPARD FILIAL BARAHONA…LA ESCUELITA CONTABLE…
Por Mayobanex De Jesús Laurens
Diseño e Instalación de Sistema de Contabilidad Para un Negocio Manual o Computarizado…Curso Completo (Resumen Amplio)…

Aspectos Fundamentales para Diseñar e Instalar un Sistema de Contabilidad a un Negocio, independientemente de que sea Computarizado o Manual:
1.-La Carta Compromiso…En donde se establece el alcance del trabajo, honorarios, tiempo inicio, diseño, instalación, entrega y la iguala Contable mensual, avalada con el debido Acto Notarial entre las partes, para que se cumpla lo pactado...


2.-El trabajo en la Oficina…Para planificar todo lo relativo al trabajo de campo y el levantamiento de las informaciones del negocio, suponiendo que no tiene Contabilidad Organizada...

3.-El Estudio Preliminar del Negocio…Para conocer todo lo relativo a sus operaciones, transacciones, organización interna, personal, controles, políticas, documentación imperante, la ubicación y todo lo referente a la vida del negocio y sus propietarios o accionistas, considerando que es una SRL...ES UN CUESTIONARIO AMPLIO...

4.-Visita al Negocio…Para obtener las informaciones del Estudio Preliminar (cuestionario amplio), caminando los distintos departamentos del Negocio y sus encargados responsables, para obtener las informaciones de ellos directamente...

5.-Luego de obtener todas las informaciones del Negocio respecto a sus operaciones, transacciones, Financiero, procedimientos, políticas, procedimientos, controles, aspectos contables, entre otros, procuramos tener la mayor evidencia de los mismos para el diseño e instalación del sistema de Contabilidad manual o computarizado...

6.-De nuevo el trabajo en la oficina...Para continuar con los demás elementos del sistema de Contabilidad, iniciando con la Descripción, características, actividades, organización funcional y departamental...

7.-Descripción, Características y Actividades del Negocio...Aquí se detalla todo lo relativo al nombre, actividad, mercantil, tipo de sociedad mercantil, accionistas, ubicación, contactos, productos o bienes que comercializan, entre otros aspectos...

8.-Organización Funcional y Departamental...Aquí plasmamos el organigrama de funciones del Negocio, con su manual de puestos, describiendo los departamentos en orden jerárquico, sus funciones, competencias, otros...

9.-Creando el Catálogo de Cuentas...Con los datos departamentales obtenidos, las operaciones que realiza el negocio y los bienes y productos que comercializa, procedemos a elaborar el catálogo de cuentas con las cuentas de Activos, Pasivos, Capital, Ingresos, Costos, Gastos, Cuentas de Orden Deudoras, Cuentas de Orden Acreedoras.

El catálogo lo elaboramos tomando en cuenta la clasificación en Activos Corrientes y Activos No Corrientes...Igual, pasivos Corrientes y Pasivos No Corrientes.

Las cuentas del libro mayor general, con sus controles y sus cuentas, manteniéndose siempre la uniformidad en las mismas...

1.-ACTIVO
10.-ACTIVOS CORRIENTES
100.-Efectivo en Caja y Bancos
01.-Caja General
02.-Caja Chica
03.-Fondo Fijo de Caja
04.-Banco de Reservas

10.-Instructivo al Catálogo de Cuentas...En esta parte del sistema debemos describir cómo se debita y acredita cada una de las cuentas contables del Catálogo, el saldo que representan y su origen deudor o acreedor.

El instructivo al catálogo de cuentas es parte fundamental del sistema de contabilidad, pues contribuye a la corrección de los registros y a la fiabilidad de los mismos, así como a la correcta presentación de los estados financieros...

Instructivo al Catálogo
1.-Activos
10.-Activos Corrientes
100.-Efectivo en Caja y Banco
Su saldo representa el importe en caja y banco como resultado de las entradas a y salidas de efectivo.

Se debita por las entradas de efectivo a caja y banco producto de las ventas de contado, cobros a clientes, otros ingresos, así como por los depósitos y las notas de créditos bancarias...

Se acredita por las salidas de efectivo de caja y bancos producto de compras de contado, pagos a proveedores, otros egresos y las notas de débitos bancarias...

11.-Los Formularios o Documentos de Origen…En esta parte del sistema de contabilidad que estamos diseñando e instalando a un negocio, nos concentramos en el diseño de los principales formularios para las operaciones comerciales, así como aquellos que tengan que ver toda la actividad interna y externa de la entidad.

Concepto, características, importancia, funciones, las copias de referencia, especificando a quien se debe entregar original y las copias correspondientes, son los aspectos a describir de los formularios en el sistema.

Es importante hacer hincapié en los documentos de origen tales como: facturas, recibos, cheques, comprobantes de egresos, de caja chica, orden de compras, entrada de almacén, salida de almacén, conduce, requisiciones, solicitud de cheque, nota de débito y nota de crédito por devoluciones, entre otros.

En el sistema se debe especificar todos los formularios que se van a poner en uso en la actividad operacional y financiera del negocio.

12.-Los Libros de Registros Contables…Sea manual o computarizado, en esta parte del sistema se deben confeccionar todos los libros que van a formar parte de la contabilidad del negocio, para registrar las operaciones comerciales diarias.

Cada libro contable diseñado deberá en el mismo describirse su nombre, función y forma de uso.

Entre los libros que se deberán diseñar están los denominados diarios y mayores.

Libros Diarios…Dentro de los libros tenemos los auxiliares de Ventas a Créditos, Ingresos de Caja, Egresos de Bancos, Entrada de Almacén, Salida de Almacén y de Devoluciones, entre otros. También se puede diseñar un libro Diario Combinado, que reúne todos los diarios auxiliares.

Usualmente los sistemas computarizados tienen integrados en su interfaz cada uno de los libros contables que hemos descritos.

Libros Mayores Auxiliares…Dentro de los Libros Mayores tenemos los auxiliares de: Banco, Cuentas por Cobrar, Inventarios, Activos Fijos, Cuentas por Pagar y mayor de Gastos, entre otros. Incluye además el libro Mayor General, que es el principal, en donde se incluyen todas las cuentas contables del Catálogo de Cuentas, con sus controles y auxiliares.

13.-Los Estados Financieros Básicos según las NIIF Pymes…En esta parte del Diseño e Instalación del Sistema de Contabilidad que estamos instalando a un Negocio, se procede a describir los principales Estados Financieros que mensualmente se elaborarán en la entidad, basados en Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) para Pymes, conceptualizaciones, característica, finalidad e importancia, entre otros aspectos a considerar.

Incluye además un modelo de cada uno de los Estados Financieros Básicos, considerando todas las cuentas descritas en el Catálogo y que conforman el libro mayor general.

1. Estado de situación financiera (balance general) a la fecha que se informa
2. Estado de resultados (GyP) del período que se informa
3. Estado de resultado integral del período que se informa
4. Estado de cambios en el patrimonio neto del período que se informa
5. Estado de flujos de efectivo del período que se informa
6. Notas a los estados financieros (comprende un resumen de las políticas contables significativas y otra información explicativa).
Cada modelo de estado financiero diseñado deberá tener una descripción al pie del mismo de: concepto, importancia, finalidad, las cuentas reales y nominales que los componen y las principales notas aclaratorias que conllevan.

14.-Los Controles Internos…En este punto del Diseño e Instalación del Sistema de Contabilidad a Un Negocio, procedemos a conceptualizar el Control Interno, clasificación del mismo, tipos de controles, finalidades y objetivos, entre otros aspectos relativos al tema.

Se deben describir los principales controles internos operacionales, administrativos y financieros que van a normar la entidad, para contribuir con la eficiencia operacional y administrativa, para salvaguardar los activos.

Los controles internos deberán también abarcar todas las cuentas contables del catalogo, desde el punto de vista de las que funcionan como controles, debiendo establecerse a cada.

Los controles internos financieros se incluyen desde el efectivo hasta los gastos. Se deberá elaborar un manual de control interno, cumpliendo con las características y condiciones citadas anteriormente.

Desde el punto de vista operacional y administrativo, los controles internos deberán velar por las normativas y procedimientos de las funciones departamentales.

15.-Manual de Normas, Procedimientos y Funciones…En esta etapa del Diseño e Instalación del Sistema de Contabilidad debemos definir qué es un manual de normas, procedimientos y funciones, su finalidad, objetivos, componentes del mismo, importancia, el flujograma de procedimientos, hacia quiénes va dirigido el mismo y las responsabilidades de los encargados de la entidad.


El manual debe además incluir las áreas de aplicación, descripción de las operaciones, los responsables de áreas, entre otros aspectos.

El Manual de Normas, Procedimientos y Funciones sirve de aval para el adiestramiento y capacitación del personal, dado que describe de forma detallada las funciones de cada puesto, con lo cual permite que la entidad disponga rápidamente de personal entrenado, en caso de salida, despido o necesidad de algún nuevo empleado.

16.-El Equipo Mecánico a Usarse…En esta parte del Diseño e Instalación del Sistema de Contabilidad debemos describir el equipo que utilizará la entidad, funciones de los mismos, áreas de ubicación, sistema de código para identificarlos, entre otros aspectos.

El equipo mecánico debe ser clasificado de manera que el sistema de código que se establezca vaya en armonía con esa clasificación.

Lic. Mayobanex De Jesús Laurens
Presidente del ICPARD Filial Barahona 2018-2020