ICPARD
FILIAL BARAHONA…LA ESCUELITA CONTABLE
El Ciclo
Contable Práctico: “El Trabajo Diario y de Final de Mes del Contador en una Entidad
Comercial”.
Por
Mayobanex De Jesús Laurens/Presidente ICPARD Filial Barahona
CICLO
CONTABLE PRACTICO EN UNA EMPRESA REAL
1.-
INICIO EN LA EMPRESA
1.1.-
LEVANTAMIENTO DE INFORMACIONES
·
Recolección
de los saldos de las Cuentas Reales (activo, pasivo y capital).
·
Elaboración
de un balance de comprobación inicial
·
Elaboración
de la Entrada de Diario de Origen
·
Registro
de la entrada de diario de origen en el libro Mayor General y en los Libros
Mayores Auxiliares (bancos, cuentas por cobrar, tarjetas de inventarios,
tarjetas de activos fijos, cuentas por pagar y préstamos por pagar bancarios)
1.2.-
REGISTRO DE LAS INFORMACIONES EN DIARIOS Y MAYORES
·
Organización
de los documentos de origen
·
Codificación
de los documentos de origen
·
Registro
de los documentos en los libros diarios auxiliares
·
Registro
de los documentos en los libros mayores auxiliares
·
Sello y
archivo de los documentos de origen
·
Arqueos
de caja chica
·
Arqueos
de caja general
·
Arqueos
de los fondos de administración
·
Revisión
de las conciliaciones bancarias
·
Revisión
de las cuentas por cobrar
·
Arqueos
de los inventarios de mercancías
·
Arqueos
de los inventarios de activos fijos y verificación de la rebaja depreciación
mensual
·
Revisión
de las cuentas por pagar
·
Elaboración
y revisión de la nómina de pago
·
Revisión
de los préstamos bancarios
1.4.-
ACTIVIDADES DE FINAL DE MES
·
Elaboración
y pago de la nómina
·
Depreciación
de los activos fijos
·
Elaboración
de las entradas recurrentes y no recurrentes (normales y de ajustes mensuales
·
Pase de
las entradas de diario al libro mayor general
·
Elaboración
del balance de comprobación ajustado
·
Elaboración
de los estados financieros básicos
·
Análisis
de los estados financieros básicos y entrega a la gerencia administrativa
·
Registro
de las facturas de compras y gastos en los formatos 606 para declaración de
ITBIS-También se hace diario
·
Presentación
de las declaraciones juradas de ITBIS
·
Pagos de
los anticipos mensuales o trimestrales de impuestos sobre la renta
1.5.-
INICIO DE LA EMPRESA
Cuando se es contratado para llevar los
registros contables de una empresa, nos encontramos ante dos situaciones
fundamentales: un negocio en marcha sin contabilidad organizada, y un negocio
en marcha con contabilidad organizada, pero desactualizada.
Cuando se parte de negocio sin contabilidad
organizada, lo correcto es que se instale un sistema de contabilidad y se
comience de cero a llevar los registros contables de la empresa.
En el caso de que la empresa tenga contabilidad
organizada, pero que sus registros contables estén desactualizados, se debe
proceder a realizar un levantamiento de informaciones.
1.6.-
LEVANTAMIENTO DE INFORMACIONES.
No es más que actualizar los balances de las
cuentas reales a una fecha determinada a la cual se van a iniciar los registros
contables. Esto es actualizar las cuentas de activo, pasivo y capital, para
realizar un balance de comprobación iniciar y luego elaborar una entrada de
diario de origen, registrarla en el libro mayor general, en los mayores
auxiliares y desde ahí comenzar la labor de registros diarios.
1.7.-
REGISTRO DIARIO DE LAS INFORMACIONES EN DIARIOS Y MAYORES AUXILIARES
Una vez se ha realizado el levantamiento de
informaciones y se han actualizados los libros de registros contables, se
procede a los registros de las operaciones diarios en los libros diarios
auxiliares y mayores auxiliares.
Para realizar esta labor, primero se debe
organizar la documentación de origen, clasificarla, codificarla y luego
proceder a la fase de registros en los diarios y mayores. Cuando se usa un
diario combinado, se evita tener que usar varios diarios a la vez. Una vez los
documentos de origen son registrados, se procede a sellarlos y archivarlos
adecuadamente hasta final de mes.
1.8.-
PROCEDIMIENTOS DE CONTROLES INTERNOS DURANTE EL MES
Mientras se registran las operaciones diarias
durante el mes, el departamento de contabilidad debe velar por el cumplimiento
de los controles internos establecidos y la dinámica de labores que les son
inherentes, sobre todo cuando la empresa no tiene una estructura organizativa
amplia y ese departamento tiene que hacer otras tareas.
Se debe verificar que las cuentas del efectivo
estén debidamente cuadradas. Que las cuentas por cobrar se correspondan con los
expedientes de créditos y que los valores sean los incluidos en los registros.
De igual manera se debe velar por una supervisión de los bienes o activos fijos
y las revisiones a las cuentas por pagar contra los expedientes de las mismas.
1.9.-
LAS ACTIVIDADES DE FINAL DE MES EN LA EMPRESA
Como había escrito anteriormente, la labor de
registro se hace diariamente en los libros diarios y mayores auxiliares, con
los documentos de origen previamente clasificados y codificados, sea la
contabilidad manual o computarizada.
Al final de mes, el contador deberá abocarse
una ardua labor de trabajo que incluye: depreciación de los activos fijos,
utilizando las tarjetas de cada bien; elaboración, registro y pago de la
nómina; las conciliaciones bancarias,
siempre que los estados de cuentas se reporten a final de mes; los inventarios
de productos y de activos fijos, aun sean de forma selectiva; las
presentaciones de declaraciones juradas de ITBIS, anticipos de impuestos, de
TSS, las entradas de diarios recurrentes y no recurrentes, que incluyan los
asientos de ajustes mensuales.
El contador deberá sumar todos los libros
diarios auxiliares en los cuales se estuvo registrando durante el mes, para
luego hacer una entrada de diario por cada uno y pasarla al libro mayor
general.
Una vez haga las entradas de diario de cada
libro y las haya registrado en el libro mayor, entonces procederá a elaborar
las entradas de diario por los ajustes mensuales de las cuentas contables que
han sido afectadas, para luego pasarlas o registrarlas en el libro mayor
general.
Una vez se han registrado todas las entradas
recurrentes y no recurrentes en el mayor general, se debe proceder a elaborar
el balance de comprobación ajustado.
1.10.-
ELABORACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
Una vez elaborado el balance de comprobación
ajustado, se deberá proceder a elaborar los estados financieros básicos, de
conformidad con la NIC 1, los cuales son: Estado de Situación Financiera,
Estado de Resultados/Integral, Estado de Flujos de Efectivo y el Estado de
Cambio en el Patrimonio.
Para elaborar los estados financieros mensuales
se requiere que la empresa tenga instalado en su sistema contable un sistema de
inventario continuo o permanente, que le permita identificar mensualmente su
costo de venta directamente de las tarjetas de inventario y de su saldo en el
mayor general.
1.11.-
ANALISIS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
Cuando la empresa no tiene una estructura bien
delimitada, el departamento de contabilidad deberá también abocarse a hacerle
un análisis de índices y razones financieras a los estados financieros
mensuales, para ver el rumbo de la entidad y medir la rentabilidad de la misma,
su capacidad de pago, su nivel de solvencia, entre otros aspectos relevantes
que interesan a la gerencia o administración.
1.12.-
LABOR DE FINAL DE AÑO
La gestión contable es la misma rutina mes por
mes: registro en los diarios auxiliares, pase a los mayores, elaboración de las
entradas de diarios recurrentes y no recurrentes, pase de las mismas al mayor
general, elaboración del balance de comprobación ajustado y formulación de los
estados financieros.
Esa misma labor se complementa con las
realizaciones de conciliaciones bancarias, elaboración de la nómina de pago,
conteo físico selectivo de los inventarios de productos y de activos fijos,
rebaja de las depreciaciones de los activos, elaboración de las declaraciones
juradas de ITBIS , anticipos, TSS, otros.
A final de año, se debe proceder a la rutina de
cierre de las cuentas nominales, para lo cual se deberá contemplar previamente todos los ajustes de cuentas de
lugar, antes de dejar cada partida operacional en cero.
Las cuentas nominales se cierran contra la
cuenta de Resumen de Ganancias y Pérdidas o Cuenta de Cierre, también llamada
de Resultados.
Lic. Mayobanex De Jesús Laurens
Presidente Junta Directiva del ICPARD Filial Barahona 2018-2020
Para el ICPARD, filial
Barahona
